Các cửa hàng nhỏ thông thường hoạt động trong các lĩnh vực:

• Siêu thị tổng hợp
  
• Cửa hàng tạp hóa
  
• Cửa hàng mỹ phẩm
  
• Hiệu thuốc
  
• Nhà hàng, café...
  

• Cửa hàng, shop thời trang, quần áo, giầy dép
  
• Cửa hàng dụng cụ thể thao
  
• Cửa hàng sách báo, văn phòng phẩm
  
• Cửa hàng lưu niệm, đồ chơi
  
• Cửa hàng điện máy, điện tử, viễn thông
  

Hệ thống các cửa hàng hoạt động theo mô hình quản lý gia đình, có ít người sử dụng phần mềm, thông thường chủ cửa hàng kiêm các vị trí như: Chủ cửa hàng, quản lý, mua hàng, bán lẻ (thu ngân) và có thể thuê thêm các vị trí làm việc như thu ngân và mua hàng đối với các cửa hàng có quy mô lớn hơn.

Sơ đồ tổ chức thông thường như sau:



Vai trò các vị trí trong công tác quản lý:

• Giám đốc/Chủ cửa hàng: xây dựng các chính sách giá mua, giá bán, các chương trình chiết khấu, các chỉ tiêu bán hàng hoạt động chính của hệ thống.
  
• Quản lý mua hàng: lập đơn hàng đặt nhà cung cấp, lập chứng từ nhận hàng, theo dõi công nợ với nhà cung cấp, chuẩn bị hàng trước khi bán.
  
• Thủ kho: theo dõi hàng trong kho, thực hiện các công việc kiểm kê hàng hóa trong kho, điều chỉnh tăng giảm hàng hóa khi có phát sinh, kiểm tra hạn sử dụng, chất lượng sản phẩm trong kho.
  
• Thu ngân: thực hiện việc bán hàng cho khách hàng, thu tiền bán hàng, nhận hàng bán bị trả lại.
  

Yêu cầu chung

Trên cơ sở đặc thù quản lý như trên, các cửa hàng nhỏ có những yêu cầu quản lý đối với hệ thống phần mềm bán hàng như sau:

Yêu cầu nghiệp vụ:

• Quản lý mua hàng, theo dõi hàng nhập từ các NCC, thời hạn thanh toán, tình trạng công nợ đối với từng đơn hàng của NCC.
  
• Theo dõi chuyển kho nội bộ, theo dõi hàng tồn, các nghiệp vụ kiểm kê, phát hiện thừa thiếu và xử lý ghi tăng ghi giảm hàng thừa thiếu.
  
• Chuẩn bị hàng hóa trong kho trước khi lên quầy bao gồm: Đặt giá bán (theo một số công thức tính giá đặt trước, ví dụ: +10% trên giá mua,…), Các chương trình khuyến mại (mua hàng tặng hàng, giảm giá % …), in tem nhãn kệ và tem mã vạch sản phẩm, Đóng bộ và tách bộ hàng hóa.
  
• Thực hiện việc bán lẻ hàng hóa: Quét mã vạch hàng hóa, thực hiện các chương trình chiết khấu tự động thiết lập sẵn hoặc thủ công, thanh toán bằng nhiều hình thức (tiền mặt, ngân hàng, Phiếu quà tặng…).
  
• Theo dõi tiền mặt tại các quầy thu ngân và tại các quỹ tiền mặt của cửa mới hàng.
  

Yêu cầu khác:

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng;
  
• Chi phí thấp;
  
• Tích hợp với các thiết bị phần cứng: máy in hóa đơn, đầu đọc mã vạch, đầu đọc thẻ từ, két đựng tiền...
  

Giải pháp phần mềm ứng dụng

1VS đề xuất sử dụng phần mềm 1C:BÁN LẺ, đầy đủ chức năng áp dụng cho toàn bộ công tác quản lý tại cửa hàng, bao gồm các nghiệp vụ sau:

• Mua hàng
  
• Bán hàng
  
• Quản lý kho
  
• Marketing
  
• Khuyến mại
  
• Chính sách giá
  
• Quản lý in tem mã vạch
  
• Quản lý nhân viên
  
• Hệ thống báo cáo
  
• Các tiện ích khác: kết nhập, kết xuất dữ liệu từ Excel, làm việc qua internet...